Administratie voor een vakbedrijf met twee mensen, hoe je niet om elkaar heen werkt
De meeste vakbedrijven worden niet gerund door één persoon. Er is iemand op de steiger, in de kruipruimte of op het dak, en iemand thuis of op kantoor die de aanvragen, offertes en telefoontjes bijhoudt. Zodra dat goed loopt, draait het bedrijf. Zodra het rommelt, voel je dat onmiddellijk.
Het probleem: twee hoofden, losse kanalen
Jij krijgt een appje van een klant. Je partner krijgt een mailtje van een andere klant. 's Avonds moet je elkaar bijpraten over wat er vandaag binnenkwam. Soms vergeet iemand iets door te geven. Soms bellen jullie dezelfde klant allebei terug. Soms valt er een aanvraag tussen wal en schip.
Dat is geen luiheid, dat is wat er gebeurt als informatie op twee apparaten, twee inboxen en twee hoofden zit. De oplossing is niet beter communiceren. De oplossing is dezelfde informatie zien.
Eén overzicht voor iedereen die meedoet
Wat je wil: één plek waar alle aanvragen, klussen, offertes en klanten staan. Jij kunt erbij vanaf je telefoon op de bouw. De ander kan erbij vanaf de laptop thuis. Wat jij toevoegt, ziet de ander meteen. Wat de ander inplant, zie jij meteen.
Daar horen geen dubbele appjes meer bij. Plant iemand thuis een inmeting in, dan staat die morgen op jouw telefoon. Neem jij een aanvraag op van een gemiste oproep, dan ziet de ander dat vanavond bij het doorlopen van de dag.
Hoe je rollen verdeelt zonder ruzie
In de praktijk zien we dezelfde verdeling terug bij de meeste klanten: degene op de werkvloer maakt inmetingen, neemt foto's en geeft door wat er nodig is. Degene op kantoor maakt offertes, volgt aanvragen op, regelt de planning en houdt contact met de boekhouder.
Daar is geen goed of fout bij. Wel: spreek af wie welk deel doet en werk vanuit één systeem, niet uit twee parallelle Excels.
Meerdere gebruikers op één account
In VakWerkSysteem kun je meerdere gebruikers op hetzelfde account aanmaken. Partner, familielid, boekhouder op afstand, iedereen die meedoet krijgt toegang tot hetzelfde overzicht. Geen export-bestandjes heen en weer, geen 'heb jij het al gezien'-appjes.
Jij bij de klant, iemand anders op kantoor, iedereen ziet hetzelfde. Dat is geen klein detail. Het is het verschil tussen twee mensen die proberen samen een bedrijf te runnen, en twee mensen die één bedrijf samen runnen.
Een vakbedrijf met twee paar handen is de norm, niet de uitzondering. VakWerkSysteem is daar expliciet op gebouwd, niet als afterthought, maar als uitgangspunt.
Zelf ervaren hoe het werkt?
Plan een gratis demo, dan laten we zien hoe VakWerkSysteem voor jouw vakbedrijf werkt.