Offerte opvolgen: na hoeveel dagen, en hoe vaak?
Je hebt de offerte verstuurd en het blijft stil. Bel je morgen al, of wacht je tot de klant zelf iets laat horen? De meeste vakmannen wachten. Te lang, meestal. Hier is een schema dat werkt zonder dat je opdringerig wordt.
Waarom stilte bijna nooit nee betekent
Een klant die niet reageert, heeft meestal nog niet besloten. Hij wil het met zijn partner bespreken, wacht op een tweede offerte of is het simpelweg vergeten. Een nee hoor je vaak gewoon, stilte is iets anders.
Dat betekent dat opvolgen geen zeuren is. Je helpt de klant een beslissing te nemen die hij toch al moest nemen. En wie als eerste vriendelijk navraagt, staat vooraan als de keuze valt.
Het schema: dag 2, dag 7, dag 14
Dag 0: verstuur de offerte zo snel mogelijk na de inmeting, het liefst dezelfde dag. Dan zit het gesprek nog vers in het hoofd van de klant.
Dag 2 of 3: een kort berichtje om te checken of de offerte is aangekomen en of er vragen zijn. Geen verkooppraatje, gewoon service.
Dag 7: tweede contact. Nu mag je iets concreter zijn: is er iets dat anders moet? Een andere planning, een goedkopere variant? Dit is vaak het moment waarop een klant zegt waar hij echt over twijfelt.
Dag 14: afronden. Laat weten dat de offerte nog geldig is en dat je de klus graag inplant. Hoor je dan niets, zet hem dan op 'niet doorgegaan'. Dan klopt je overzicht weer.
Hoe vaak is te vaak?
Drie keer contact in twee weken is netjes. Daarna wordt het vervelend, voor de klant en voor jou. Elke keer dat je iets stuurt, moet het iets toevoegen: een vraag, een aanpassing, een concrete datum.
Twee keer hetzelfde vragen in één week voelt als druk. Eén keer per week vriendelijk navragen voelt als iemand die zijn werk serieus neemt.
Bellen, sms of mail?
Voor het eerste contact werkt een sms of appje het best. Kort, persoonlijk en de klant leest het meteen. Mail is prima voor klanten die je zelf ook per mail benaderden, of voor zakelijke opdrachtgevers.
Bellen bewaar je voor dag 7. Dan weet je dat de klant de offerte heeft gezien, en een gesprek haalt twijfels sneller boven tafel dan een bericht.
Het lastigste deel: onthouden
Het schema is simpel. Het lastige is dat je op dag 7 op een steiger staat en niet aan die ene offerte van vorige week denkt. Vijf offertes tegelijk open betekent vijftien momenten om aan te denken.
Daar is VakWerkSysteem voor. Elke offerte staat bij de klant, en je krijgt een seintje als het tijd is om op te volgen. Het systeem stuurt niets namens jou: jij belt of appt zelf, met een tekst die je al klaar had staan.
Opvolgen op dag 2, 7 en 14 kost je een paar minuten per offerte. Een klus die anders naar een ander was gegaan, levert veel meer op.
Zelf ervaren hoe het werkt?
Plan een gratis demo, dan laten we zien hoe VakWerkSysteem voor jouw vakbedrijf werkt.