Afspraak inplannen zonder heen-en-weer bellen, hoe een boekingslink dat oplost

Een afspraak inplannen met een klant is bij de meeste vakmannen geen 5-minuten-taak. Jij bent op het werk, zij op kantoor. Jij reageert tijdens de koffie, zij tijdens de lunch. Zo duren drie berichten samen zomaar anderhalve dag.

En in die anderhalve dag twijfelt de klant. Of belt een ander. Of vergeet het gewoon. De aanvraag die vol enthousiasme binnenkwam, koelt af terwijl jij gewoon je werk aan het doen bent.

Een afspraaklink is precies wat het woord zegt: een linkje waarmee de klant zelf een tijd prikt uit jouw beschikbaarheid. Calendly kent iedereen wel, maar Calendly is gemaakt voor mensen met een laptop en een agenda met kleuren. Voor vakmannen moet het eenvoudiger: één tik vanaf je telefoon, de klant krijgt een sms, kiest een tijd, klaar.

Het verschil met bellen: de klant ziet meteen welke tijden echt kunnen. Geen dagenlange pingpong over een gaatje dat je beiden kwijt zijn voor de volgende app. En voor jou: geen onderbroken dag op het werk omdat iemand om 11:00 belt over een inmeting van over twee weken.

Je zet één keer je werkuren, per dag, met of zonder lunchpauze, en een marge tussen afspraken als je die wilt. Heb je een klus die dinsdag doorloopt? Die blokkeert automatisch dat tijdslot.

Komt er een nieuwe aanvraag? Op de klantkaart tik je op 'Boekingslink versturen', kies het type afspraak (inmeting, bezichtiging, wat je wil) en de duur. De klant krijgt een sms met een link, opent 'm op haar telefoon, ziet jouw beschikbare tijden in de komende twee weken, en prikt er een.

Zodra ze geboekt heeft, krijg jij een e-mail en staat de afspraak in je agenda. De klant krijgt óók een sms-bevestiging met het tijdstip. Geen losse bevestigingsmailtjes heen-en-weer nodig.

Boeksystemen zijn meestal gebouwd voor mensen die aan één bureau zitten. Voor vakmannen is de praktijk anders: je hebt geen rustige momenten tussendoor om even je agenda te checken. Je wil niet dat een klant een tijdslot kiest terwijl jij net een inmeting hebt afgesproken die nog niet in de agenda staat.

Daarom kijkt het systeem niet alleen naar je werkuren, maar ook naar je bestaande afspraken en de dagen die je geblokkeerd hebt. Een vakantieweek? Die zet je in één keer uit. Een klus die je nog aan het afronden bent? Zodra 'ie in je agenda staat, kan niemand daar overheen boeken.